公正清算--破产管理人档案管理浅见_常德市破产管理人协会官方网站

湖南公正清算有限公司吴爱华

破产管理人档案是指破产管理人在工作中形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。破产管理人档案管理工作是管理人的重要基础工作之一。加强管理人档案管理对全面提升管理人工作效率具有非常重要的作用。下面就如何加强管理人档案管理谈一点个人的想法。
一、现状
目前，我市破产管理人档案管理工作中存在诸多不足，主要表现为以下几点：
1.档案管理意识不强。经调查，我们很多管理人机构把办理案件看得很重，只注重案件质量、提升办案效率，但没有把档案管理摆在工作议事日程，有的管理人机构负责人亦没有把档案管理当回事。
2.资料不全。大部分管理人机构对管理人承办案件的各类资料保存不齐全，没有形成从法院指定管理人、接收债务人财产、召开债权人会议、破产财产变价、和解协议的通过和执行、重整计划的制订、提交、通过与执行、破产财产分配至破产案件终结等各个环节的相关资料。
3.不方便查阅。之前，我们部分管理人机构对所承办的案件资料未形成系统地分类管理，既不方便自身查阅，也不方便债权人、利害关系人、人民法院及有关部门查阅。
4.没有健全的管理规范。目前管理人的档案管理，除了我国《档案法》和人民法院的档案管理规范外，没有其他可参照的具体的破产管理人档案管理规范。
5.档案管理场所不健全。经了解，全市三十多家破产管理人机构，有专门的档案管理场所的只有一、二家，占全市破产管理人机构的十分之一还不到。
6.档案管理人员不到位。目前，绝大多数管理人机构都没有配备专职的档案管理人员。经初步统计，全市破产管理人机构，很少有机构配备了专职的档案管理人员。现配备的档案管理人员大多属于一人兼多职或者临时挂名，其管理水平也达不到档案管理的专业水准。
7.不能满足现有办公需要。随着计算机技术和网络的飞速发展，人类社会进入信息时代，纸质档案资料已远远不能适应新形势的需要。据初步了解，全市除少部分管理人机构对档案资料建立有少量单项电子资料外，还没有一家管理人机构建立系统的、规范的电子档案库。
二、对策
鉴于上述不足，为规范管理人档案管理工作，建议从以下几个方面予以加强：
1.增强领导管理意识。我们管理人机构要进一步强化管理人档案管理意识，特别是管理人机构负责人要把档案管理放在重要位置，纳入重要议事日程，常抓不懈。
2.健全档案管理制度。建议从国家层面立法或国家破产管理人协会形成专门的管理人档案管理规范，使我们在档案管理方面有法可依，有章可循。经了解，已有外地破产管理人协会制定了管理人档案管理规范，我市管理人协会也可借鉴。制度应确定档案分类原则、档案类别；明确归档范围、收集要求、归档时间及整理方法、存档年限等内容。让各管理人机构做到档案资料及时收集、系统归档。
3.规范管理场所、配置档案管理设施。建议各管理人机构设立专门的档案室、资料室，配置必要的档案管理器材和电子设备，以适应档案管理工作的需要。
4.配备专业人员、提升管理水平。建议有条件的管理人机构配备专门的档案管理人员;条件尚不具备的，也应配备兼职档案管理人员。对其进行全面系统地专业培训，以提升管理人员的档案管理水平。
5.增强档案管理的科技含量。管理人档案在实行纸质档案卷宗归档管理的基础上，同时应加快电子档案建设，逐步实现档案管理的数字化。将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护。且通过档案的数字化处理，防止了部分档案篡改的行为。让电子档案数据充分发挥档案管理效能，促进管理人工作健康、有序、高效发展。
以上略述浅见，不当之处，敬请批评指正。

二〇二一年九月三日